Otra reunion? cuanto va  a durar esta reunion? podemos hacerla otro dia? … eran algunos de los comentarios que escuchabamos y deciamos unos meses atras cuando intentabamos arreglar un dia para nuestras reuniones de sprint.

Nuestro primer gran “problema” con scrum fue basicamente las reuniones semanales, sus duraciones y la desorganizacion que teniamos, luego las pocas ganas que rondaban en el equipo por reunirnos una vez mas a charlar lo mismo sin llegar a un comun acuerdo.

En nuestro caso soliamos reunirnos para cuestiones totalmente excepcionales y charlabamos puntos especificos en nuestro esquema laboral.

Con la llegada de Scrum a nuestras vidas comenzamos a tener a demas de las reuniones matutinas, reuniones semanales (reuniones de nuestros sprint), al principio bastante largas y tediosas. Con el tiempo fuimos acomodando como discutir los temas propuestos y cuales de esos temas serian mas prioritarios.

En nuestras reuniones semanales, actualmente planteamos y charlamos aquellos temas que se nos plantean como una dificultad o un impedimento o quizas una inquietud para con nuestro trabajo diario y nuestro scrum. Sinembargo nos costo bastante tiempo llegar a este punto de acotar la reunion a estos temas especificos (que ya son bastante amplios).

No es facil, tampoco extremadamente dificil, pero requiere paciencia y un buen facilitador que sepa cuando  detener una charla que se ha ido por las ramas sin tener mucho sentido (todavia lo estamos buscando).

Al principio estabamos todos dispuestos en ronda e ibamos comentando uno por uno las inquietudes personales, cosa que para mi forma de verlo, en nuestro caso, no fue muy positivo, ya que cuando alguien decia ciertas cosas alguna otra persona del equipo interrumpia para dar su opinion o para corregir y comenzaba un debate grupal sobre el tema. El que estaba comentando sus inquietudes tendia a olvidar su punto y asi dabamos vueltas sobre temas que quizas no eran tan importantes. A su vez habia gente que no participaba o participaba muy poco de los debates y no llegabamos a saber su opinion al respecto y quizas era importante saberla porque le afectaba o por otras cosas… Tambien sucedian cosas como que se disolvia el tema sobre el que habia surgido el debate y se termiaba hablando de otro.

Luego con el tiempo el equipo estaba cada vez menos motivado de ir a las reuniones y pasar minimo 2 hs discutiendo sobre temas que ya habiamos hablado pero que no lograbamos cerrar o temas que no consideraba que tenian importancia. O lo peor, a mi forma de verlo, consideraban que las reuniones no servian.

Al ver que esto no prosperaba muy bien, se nos presento una metodología bastante util, lamentablemente no recuerdo su nombre exacto (prometo buscarlo), consiste en una pizarra donde se dibujan basicamente 3 columnas, muy contento, puedo vivir con ello, no podemos seguir asi. Cada miembro del equipo coloca postit en las c olumnas correspondientes, luego se le otorgan 4 votos posibles a cada uno y se van votando los temas a discutir. Aquellos que junten mas cantidad seran los discutidos en la reunion, otorgandole x cantidad de minutos al tema y luego unos pocos mas para plantear una solucion posible.

Quizas esta metodologia que adoptamos no nos hizo perder el panico a las reuniones, pero las acorto bastante y las hizo  mucho mas metodicas y comprensibles. No siempre son reuniones positivas donde conseguimos posibles soluciones o discutimos temas preponderantes. Sinembargo he notado que aquellas personas que en los debates en ronda no hablaba o solia decir “concuerdo con tal” se siente mucho mas comodo y libre al momento de colocar un postit en la pizarra.

Pero puedo decir luego de casi 6 meses que hoy en dia ya no es una carga asistir a una reunion de sprint y plantear algun tema que quizás puede traer un debate largo y poco organizado.

En conclusion, si usamos scrum como metodologia no podemos escapar a las reuniones, sino que debemos tratar de buscar algun elemento que nos lleve a hacer mas soportables y participables las reuniones.